“Du kommer på en PIP.” Få ord kan få pulsen til at stige hurtigere hos både medarbejdere og ledere. Er det et advarselsbrev forklædt som forkortelse - eller et seriøst udviklingsværktøj, der kan løfte præstationen til nye højder? Sandheden ligger et sted midt imellem, og netop derfor er det afgørende at kende spillereglerne.
I denne guide dykker vi ned i, hvad en Performance Improvement Plan (PIP) egentlig er, hvorfor den overhovedet findes i performance management-værktøjskassen, og hvordan du som leder eller medarbejder kan bruge den konstruktivt. Vi afmystificerer processen, zoomer ind på de vigtigste elementer - fra målbare KPI’er til løbende opfølgning - og peger på de klassiske faldgruber, der kan forvandle en velment plan til et administrativt mareridt.
Uanset om du selv står over for en PIP, skal udarbejde én for første gang, eller blot vil være klædt på til næste MUS-samtale, får du her praktiske råd, konkrete eksempler og et hurtigt overblik over de danske regler, der sikrer fairness og dokumentation. Klar til at få afklaret myterne og mestre værktøjet? Så læs videre - din (og dine medarbejderes) performance kan afhænge af det.
Hvad er en PIP, og hvorfor bruges den i performance management?
Når en medarbejders præstation ikke lever op til de aftalte standarder, går de fleste ledere først i gang med almindelig feedback, coaching eller justering af mål. Hvis dette ikke er tilstrækkeligt, kan næste skridt være en Performance Improvement Plan (PIP).
Definition og formål
En PIP er et struktureret, tidsafgrænset forløb, der beskriver præcist, hvilke resultater eller adfærdsændringer der forventes, hvordan de opnås, og hvornår de skal være opfyldt. Den fungerer både som:
- Støtteværktøj - giver medarbejderen klarhed, ressourcer og mulighed for at rette op.
- Dokumentation - skaber transparens og sikrer fairness, hvis sagen ender i en personale- eller juridisk kontekst.
Hvornår iværksættes en pip?
Typiske scenarier kan opdeles i tre hovedkategorier:
- Manglende målopfyldelse - KPI’er nås konsekvent ikke, deadlines overskrides, salgsbudgetter underpræsteres.
- Adfærdsproblemer - uacceptabel tone, samarbejdsvanskeligheder, brud på virksomhedens værdier.
- Kvalitet & compliance - fejlrate højere end standard, manglende overholdelse af procedurer eller lovkrav.
En PIP bør aldrig være første reaktion, men derimod følge efter gentagne, dokumenterede forsøg på almindelig feedback og støtte.
Forskellen på pip, daglig feedback og mus
| Daglig feedback / 1:1 | MUS (Medarbejder- udviklingssamtale) | PIP | |
|---|---|---|---|
| Formål | Løbende justering & anerkendelse | Længeresigtede udviklingsmål | Kritisk præstationsforbedring på kort sigt |
| Formalitet | Uformel | Halv-/helårlig, moderat formel | Høj: skriftlig plan, HR involveret |
| Tidsramme | Løbende | 6-12 mdr. perspektiv | Typisk 30-90 dage |
| Konsekvens | Ofte ingen formelle | Udvikling & karriere-vejledning | Succés: fortsat ansættelse Fiasko: mulige HR-tiltag/opsigelse |
Afmystificering: Hjælpeværktøj eller forspil til opsigelse?
Der florerer to myter om PIP:
- “Hvis jeg får en PIP, er jeg så godt som fyret.”
- “En PIP er bare endnu et skema, alle skal igennem.”
Sandheden ligger midt imellem:
Rigtigt brugt er PIP’en et reelt udviklingsredskab. Den ansatte får:
- Præcis viden om, hvad der skal ændres.
- Konkrete ressourcer (træning, mentor, tidsallokering).
- Løbende check-ins til at course-correcte.
Misbrugt kan PIP’en desværre fungere som et “papirspor” før opsigelse, fx hvis målene er urealistiske, støtten mangler, eller beslutningen om afskedigelse i praksis er taget på forhånd. Derfor bør både leder og medarbejder:
- Gennemgå målene sammen og sikre, at de er SMART (Specifikke, Målbare, Accepterede, Realistiske, Tidsafgrænsede).
- Aftale hvilken støtte der stilles til rådighed.
- Dokumentere alt - fra aftalte mål til afholdte opfølgningsmøder.
Kort sagt er en PIP et fokuseret remedie til at bringe performance tilbage på sporet - hverken et automatisk fyresignal eller blot administrativ støj. Effekten afhænger af klarhed, fairness og engagement fra alle involverede parter.
Kerneelementer i en effektiv PIP: struktur, mål og opfølgning
En Performance Improvement Plan er kun så stærk som de byggesten, den består af. Nedenfor finder du de kerneelementer, der sikrer, at planen er både tydelig, fair og handlingsorienteret for alle parter.
- Konkrete og målbare mål (KPI’er)
En PIP må aldrig være diffus. Mål skal formuleres som SMARTe KPI’er (Specifikke, Målbare, Achievable, Relevante, Tidsbundne).- Eksempel: “Øg kundetilfredsheden fra 72 % til 85 % inden for 90 dage.”
- Undgå: “Bliv bedre til kundeservice.”
- Forventede adfærdsændringer
Ud over tal skal planen tydeliggøre hvordan arbejdet udføres.- “Deltager aktivt i alle teammøder og bidrager med mindst ét løsningsforslag pr. uge.”
- “Overholder virksomhedens politik for svarfrist på e-mails (24 timer).”
- Tidsramme og milepæle
En PIP varer typisk 30-90 dage afhængigt af rolle og problemstilling. Indsæt klare milepæle:- Dag 0: Planen gennemgås og underskrives.
- Dag 14: Første statusmøde med delresultater.
- Dag 30/60: Midtvejs-evaluering og justering af støtte.
- Dag 90: Slutevaluering og beslutning om næste skridt.
- Støttetiltag
En PIP er ikke kun kontrol, men også et tilbud om hjælp:- Coaching eller mentoring (intern/ekstern).
- Faglig træning eller e-learning.
- Prioritering af arbejdsopgaver for at frigive tid.
- Tilvejebringelse af ekstra ressourcer (software, assistent, budget).
- Ansvar og roller
Part Primære forpligtelser Leder Definere mål, sikre ressourcer, afholde statusmøder. Medarbejder Ejerskab for opgaver, rapportere fremdrift, opsøge hjælp ved behov. HR Facilitere processen, kontrollere saglighed, dokumentere beslutninger. - Dokumentation
Alt indhold i PIP’en bør arkiveres skriftligt:- Datoer og deltagere ved alle møder.
- De præcise KPI’er og adfærdsforventninger.
- Referater af statusmøder med næste skridt.
- Eventuelle ændringer undervejs samt begrundelser.
- Løbende opfølgning og evaluering
Strukturen bør ligne et mini-projekt:- Fast rytme: ugentlige eller to-ugentlige check-ins.
- Data-drevet: gennemgå KPI’er, ikke blot “fornemmelser”.
- Feedback i øjenhøjde: Hvad fungerer? Hvad skal justeres?
- Slutevaluering: Konklusion på om målene er opnået, delvist opnået eller ikke opnået - og hvad konsekvensen bliver.
En veldesignet PIP balancerer tydelige forventninger med reel støtte. Det øger chancen for, at medarbejderen retter kursen - og giver virksomheden et solidt, dokumenteret grundlag, uanset udfaldet.
Bedste praksis, faldgruber og vejen videre
| Do - for ledere | Do - for medarbejdere |
|---|---|
|
|
| Don’t - for ledere: | Don’t - for medarbejdere: |
|
|
Typiske faldgruber
- Uklare eller skiftende mål: Hvis målene ændrer sig undervejs, mister PIP’en legitimitet.
- For kort tidshorisont: Mindre end 30 dage giver sjældent mulighed for reel adfærdsændring.
- Manglende ressourcer: Uden adgang til uddannelse, systemer eller kollegial støtte er PIP’en dømt til at fejle.
- Uensartet behandling: Samme adfærd håndteres forskelligt på tværs af medarbejdere - risiko for diskrimination.
Tegn på misbrug af pip
En PIP kan i værste fald bruges som dække for en på forhånd besluttet afskedigelse.
- PIP’en kommer pludseligt og uden forudgående feedback.
- Målene er umulige at nå inden for den fastsatte tid.
- Lederen er fraværende eller aflyser gentagne gange opfølgningsmøder.
- Der gives ingen adgang til de lovede ressourcer eller træning.
- Der refereres til “forretningsmæssige hensyn” uden konkrete forklaringer.
Oplever du ovenstående, bør du:
- Drøfte sagen med HR og/eller tillidsrepræsentant.
- Indhente juridisk rådgivning for at sikre dine rettigheder.
Når pip-perioden slutter
- Succesfuld afslutning - målene er nået: Planen lukkes, og fokus flyttes til fremtidig udvikling.
- Forlængelse - fremskridt, men ikke tilstrækkeligt: PIP’en kan forlænges (typisk 30-60 dage) med justerede mål.
- Næste skridt - utilfredsstillende resultater: Virksomheden kan overveje omplacering eller saglig afskedigelse. Dokumentationen fra PIP’en er central i vurderingen.
Særlige danske hensyn
- Saglighed: Enhver opsigelse skal være begrundet i objektive forhold (funktionærloven §2 og retspraksis).
- Dokumentation: Både mål, støtteinitiativer og evalueringer skal kunne fremvises ved en eventuel sag.
- Ikke-diskrimination: Ligebehandlingsloven og forskelsbehandlingsloven forbyder usaglig forskelsbehandling (fx pga. køn, alder, handicap).
- Juridisk rådgivning: Både ledere og medarbejdere bør søge professionel rådgivning, hvis der er tvivl om proces eller bevisbyrde.
En veludført Performance Improvement Plan kan være et stærkt redskab til at redde et samarbejde og skabe varig udvikling - men kun hvis begge parter forpligter sig til klar kommunikation, realistiske mål og løbende støtte.