Hvad betyder aktindsigt efter offentlighedsloven?

Forestil dig, at du sidder med en nyhedshistorie, et forskningsprojekt – eller bare en personlig nysgerrighed – og du mangler de dokumenter, der kan be- eller afkræfte din mistanke. Skal du være journalist, jurist eller politiker for at få svar? Nej. I Danmark kan alle – også dig – kræve indblik i myndighedernes papirer gennem det, der kaldes aktindsigt efter offentlighedsloven.

Offentlighedsloven er nøglen til den åbenhed, vores demokrati lever af. Med den i hånden kan du få adgang til alt fra ministermemos og kommunale e-mails til sms’er og kalenderaftaler, så længe de indgår i den offentlige sagsbehandling. Men reglerne rummer også snubletråde: interne dokumenter, hensynet til statens sikkerhed, tavshedsbelagte personoplysninger – og den berygtede undtagelse om ministerbetjening.

I denne guide får du svar på spørgsmål som:

• Hvilke dokumenter og myndigheder er omfattet – og hvilke er ikke?
• Hvordan formulerer du en præcis anmodning, der ikke bliver afvist som “ressourcekrævende”?
• Hvad gør du, hvis myndigheden siger nej – eller glemmer at svare?
• Hvornår kan du læne dig op ad muligheden for meroffentlighed – frivillig udvidet adgang?

Kort sagt: Vil du vide, hvad der foregår bag de offentlige skriveborde, er aktindsigt din bedste ven. Læs videre, og lær, hvordan du bruger loven effektivt, undgår de klassiske fælder og sikrer dig den information, du har krav på.

Hvad er aktindsigt efter offentlighedsloven?

Aktindsigt er den ret, enhver – borgere, virksomheder, journalister også udlændinge uden tilknytning til Danmark – har til at få adgang til dokumenter og oplysninger, som en offentlig myndighed ligger inde med. Reglerne findes først og fremmest i offentlighedsloven. Loven skal fremme åbenhed og gennemsigtighed i den offentlige forvaltning, så befolkningen kan kontrollere, hvordan myndighederne træffer deres beslutninger og forvalter fælles midler.

Den demokratiske grundidé bag loven er, at informationer som udgangspunkt tilhører offentligheden – ikke staten – og derfor skal være tilgængelige, medmindre der er gode grunde til at holde dem tilbage. Derfor behøver du ikke forklare, hvorfor du vil se dokumenterne, og myndigheden må ikke spørge til din motivation.

Afgrænsning til andre indsigtsregler

Hvis du selv er part i en afgørelsessag (fx en byggesag, en klagesag eller en social sag), er det ofte en fordel at bruge partsaktindsigt, fordi den giver nogle rettigheder, som offentlighedsloven ikke har – bl.a. krav på indsigt i interne notater. Gælder anmodningen specifikt miljødata, har miljøoplysningsloven forrang og et bredere indsigtskrav.

Meroffentlighed – Når myndigheden kan give mere end lovens minimum

Offentlighedsloven fastsætter et minimum for, hvilke dokumenter der skal udleveres. Men § 14 indfører princippet om meroffentlighed: Myndigheden bør overveje, om der kan gives videre indsigt end loven kræver – selv om oplysningerne egentlig kunne undtages. Det kan være, når:

1. Oplysningerne ikke reelt skader de beskyttelsesinteresser, loven skal varetage (fx personlige eller sikkerhedsmæssige hensyn).
2. Der foreligger en særlig offentlig interesse i sagen – typisk ved sager om stor politisk, økonomisk eller samfundsmæssig betydning.
3. Berørte tredjeparter samtykker til videregivelsen.

Som ansøger kan du derfor altid afslutte din anmodning med en sætning a la: “Skulle der være oplysninger, der falder uden for min lovpligtige ret til aktindsigt, anmoder jeg om meroffentlighed i videst muligt omfang.” Det forpligter ikke myndigheden til at udlevere, men de skal aktivt tage stilling og begrunde, hvis de siger nej.

Hvad er omfattet – dokumenttyper, myndigheder og undtagelser

Offentlighedsloven bygger på et vidt udgangspunkt om åbenhed, men der er både klare rammer for hvem der skal udlevere, hvilke dokumenter der kan udleveres – og en række undtagelser. Nedenfor får du et overblik.

1. Hvilke myndigheder og organer er omfattet?

• Staten: ministerier, styrelser, direktorater, råd og nævn.
• Regioner og kommuner: både den politiske og den administrative del.
• Offentligt kontrollerede selskaber og institutioner: fx forsyningsselskaber, museer eller A/S’er hvor det offentlige ejer over 50 %, eller som drives for overvejende offentlige midler.
• Selvejende institutioner & fonde når de løser en egentlig offentlig opgave efter aftale eller kontrakt.

Følgende er ikke omfattet af almindelig aktindsigt efter offentlighedsloven:

• Domstolene (egen retspleje­lovgivning)
• Folketinget og dets udvalg (særregler om åbenhed)
• Statsrevisorerne, Rigsrevisionen og visse klagenævn, når de udøver kontrolfunktioner

2. Dokumenttyper du normalt kan søge indsigt i

Alt, der rummer “en fast information”, er som udgangspunkt et dokument uanset format:

1. Sagsdokumenter – breve, rapporter, høringssvar, afgørelser mv.
2. E-mails og vedhæftede filer
3. Notater og mødereferater – også interne, når de indgår i endelig afgørelse
4. SMS’er, chats og instant messages, hvis de bruges i sagsbehandling
5. Kalenderaftaler og logfiler, når de dokumenterer sagstrin
6. Datasæt / udtræk fra registre – forudsat de kan genereres med få, enkle kommandoer

3. Typiske leverancer

4. Centrale undtagelser – Hvornår kan myndigheden sige nej?

• Interne dokumenter
  Udkast, foreløbige notater, interne mails inden sagen er afsluttet. (Dog aktindsigt hvis notatet citeres eller bliver “en del af afgørelsesgrundlaget”).
• Ministerbetjening
  Dokumenter udarbejdet til brug for ministerens politiske rådgivning og koordination op til 40 arbejdsdage efter sagen er afsluttet.
• Tavshedsbelagt information
  Personfølsomme oplysninger, fortrolige erhvervshemmeligheder, strafbare forhold mv. – beskyttet af anden lovgivning (databeskyttelses­forordningen, straffeloven m.fl.).
• Statens sikkerhed, udenrigs- og forsvarspolitik
• Offentlig kontrol- og tilsynsstrategi
  Dokumenter hvis udlevering vil modvirke effektiv kontrol (fx skatte- eller politiefterforskning).
• Ressourcebegrænsning
  Meget brede eller uafgrænsede anmodninger kan afslås af hensyn til myndighedens arbejde (§ 9, stk. 2).

5. Delvis aktindsigt, maskingering og meroffentlighed

At en oplysning er undtaget betyder ikke nødvendigvis, at hele dokumentet kan nægtes udleveret.

• Delvis indsigt – myndigheden skal udlevere resten af dokumentet med sorte overstregninger (masking).
• Anonymisering – personidentificerende oplysninger fjernes, hvorefter materialet kan udleveres.
• Meroffentlighedsprincippet – selv hvor loven tillader afslag, bør myndigheden overveje om oplysninger alligevel kan udleveres, fordi hensynet til offentlighed vejer tungere end behovet for hemmeligholdelse.

Med andre ord: Offentlighedsloven giver adgang til en bred vifte af dokumenter og data, men balancerer åbenheden mod beskyttede interesser. Kender du både rettighederne og undtagelserne, øger du chancen for at få netop de oplysninger, du har brug for.

Sådan søger du – trin, frister og format

Trin-for-trin: Sådan sender du en skarp anmodning

1. Find den rette myndighed
   Slå op i myndighedens offentlige journal, organisationsdiagram eller brug Offentlighedsportalen for at se, hvem der har sagen eller dokumenterne.
2. Afgræns din anmodning
   Jo mere præcis, jo hurtigere svar. Angiv fx:
   • Emne: “Alle mails om X-projektet.”
   • Periode: “1. januar – 30. juni 2023.”
   • Dokumenttyper: breve, e-mails, notater, sms’er, kalendere mv.

   Tip: Bed evt. først om journal- eller logudtræk – så kan du efterfølgende pege på konkrete dokumentnumre.

3. Form og afsendelse
   En aktindsigts­anmodning kan sendes:
   • Via myndighedens selvbetjeningsformular (hvis den findes)
   • Pr. e-mail, fysisk brev eller afleveret i skranken

   Du behøver ikke forklare, hvorfor du søger – kun hvad du ønsker.

Myndighedens behandling – Frister, høring og forlængelse

Levering af materialet

• Digitalt som udgangspunkt: pdf, zip-mappe eller adgang til journal­system.
• Gebyr: Ingen betaling for elektronisk levering. Fysiske kopier kan koste 1 kr. pr. side (efter 100 sider) + porto.
• Myndigheden må maskere (overstrege) fortrolige dele og give delvis aktindsigt.

Gode formuleringstips

• Brug konkrete nøgleord, sags- eller journalnumre.
• Angiv en dato- eller emneafgrænsning – det mindsker risikoen for afslag pga. ressourcebelastning.
• Bed om meroffentlighed, hvis der opstår tvivl – myndigheden skal altid overveje, om mere kan udleveres end lovens minimum.
• Gem al korrespondance – den kan bruges ved genvurdering eller klage.

Afslag, klage og gode råd

Selv om offentlighedsloven er baseret på udgangspunktet om åbenhed, vil du indimellem opleve, at en myndighed giver afslag eller kun giver delvis aktindsigt. Nedenfor finder du overblik over de formelle krav til et afslag, dine klagemuligheder og en række konkrete tips til at styrke din anmodning.

Hvad skal et afslag indeholde?

• Henvisning til lovgrundlag: Myndigheden skal præcist angive, hvilke bestemmelser i offentlighedsloven (eller anden speciallovgivning) der begrunder afslaget.
• Begrundelse: Der skal forklares, hvorfor de pågældende bestemmelser finder anvendelse på netop din anmodning – fx fordi dokumentet er internt eller indeholder fortrolige personoplysninger.
• Delvis aktindsigt (masket/anonyniseret): Hvis kun dele af materialet er undtaget, skal du have adgang til de øvrige dele. Myndigheden skal forklare, hvorfor maskering ikke kan dække hele dit behov, hvis der gives fuldt afslag.
• Oplysning om klageadgang og frist: Du skal informeres om, hvem du kan klage til, og inden for hvilken tidsfrist (typisk 4 uger).

Klagetrin og tidsfrister

Bemærk, at Domstolene som udgangspunkt ikke prøver aktindsigtssager, medmindre du ønsker at anlægge et civilt søgsmål for domstolene (sjældent pga. tid og omkostninger).

Gode råd, før du klager

1. Bed om delvis aktindsigt: Spørg konkret, om dele af dokumenterne kan udleveres med maskering af de undtagne passager.
2. Påberåb dig meroffentlighedsprincippet: Myndigheder har ret – men ikke pligt – til at give mere indsigt end loven kræver. En høflig henvisning til princippet kan gøre forskellen.
3. Afgræns din anmodning: Store, omfattende anmodninger afslås ofte med henvisning til ressourcebelastning. Snævre tidsperioder, specifikke sagsnumre eller bestemte dokumenttyper øger chancen for succes.
4. Overvej miljøoplysningsloven: Drejer det sig om miljø- eller naturdata, kan den lov give bredere adgang og ingen undtagelse for interne dokumenter.
5. Dokumentér alt: Gem e-mails, journalnumre og datoer. Det giver et bedre fundament, hvis du senere skal klage eller henvende dig til Ombudsmanden.

Følger du ovenstående trin, står du stærkere, hvis (og når) du møder modstand i jagten på indsigt. Husk, at offentlighedsloven skal fortolkes til fordel for åbenhed – og at vedholdende, velargumenterede anmodninger ofte giver resultat.