Hvad betyder en sygefraværssamtale med din arbejdsgiver?

Pling! Der lyser en mail op i din indbakke: “Indkaldelse til sygefraværssamtale”. Pulsen stiger – er der noget galt? Bliver jeg sat i “skammekrogen”? Eller er det bare en formalitet?

Hvis du – som de fleste – mærker nervøsiteten brede sig ved tanken om en samtale om dit helbred på jobbet, så er denne artikel til dig. Vi skærer igennem myterne og ser på, hvad en sygefraværssamtale egentlig betyder, hvorfor den holdes, og hvordan den kan blive din vej tilbage til et bæredygtigt arbejdsliv.

Fra de lovmæssige rammer og dine rettigheder til de helt konkrete værktøjer, du kan tage med til mødet – vi guider dig trin for trin. Læs med, og bliv klædt på til at gå ind ad døren med ro i maven og en plan i hånden.

Overblik: Hvad betyder en sygefraværssamtale?

En sygefraværssamtale er et formelt – men typisk uformelt afviklet – møde mellem dig og din arbejdsgiver, som afholdes, når du er eller har været sygemeldt i en periode. Samtalens kerne er at finde en realistisk plan for, hvordan og hvornår du kan vende tilbage til arbejdet på en måde, der tager hensyn til dit helbred.

Formålet i én linje

Fastholdelse frem for frasortering: Mødet handler om at fastholde dig i dit job – ikke om at kontrollere, udskamme eller sanktionere dig.

Lovmæssige rammer – Det korte overblik

Hvad taler man om?

• Din aktuelle arbejdsevne: Hvad kan du lave nu – og hvad kan du ikke?
• Mulige skånehensyn: Justeret arbejdstid, andre opgaver, hjemmearbejde, hjælpemidler m.m.
• Tidsplan: Hvornår giver det mening at starte delvist eller fuldt?
• Støtteværktøjer: Mulighedserklæring, fastholdelsesplan eller delvis sygemelding.

Hvorfor er samtalen vigtig?

1. Forebygger langvarigt fravær ved tidligt at adressere barrierer for at komme tilbage.
2. Skaber fælles forventninger om opgaver, tempo og støtte.
3. Beskyttet proces: Reglerne sikrer, at du mødes med respekt og får indflydelse på løsningen.

Ser du sygefraværssamtalen som et samarbejdsmøde, hvor både du og din arbejdsgiver bidrager med løsninger, bliver den et stærkt redskab til en sikker, sund og bæredygtig tilbagevenden til jobbet.

Hvornår bliver den holdt – og hvorfor?

Når man taler om sygefraværssamtalen, handler det om at bevare tilknytningen til arbejdet og finde løsninger – ikke om at uddele skideballer. Alligevel kan timingen variere en del, alt efter sygdommens karakter, virksomhedens politik og lovkrav.

Typiske tidspunkter og anledninger

1. Længerevarende sygemelding (normalt > 14 dage)
   Når fraværet ser ud til at trække ud, skal arbejdspladsen ifølge sygedagpengeloven indkalde til samtale senest fire uger efter første sygedag. Formålet er at undersøge, om der er mulighed for delvis tilbagevenden, tilpasning af opgaver eller andre støtteforanstaltninger.
2. Gentagne kortere fraværsperioder
   Flere korte, men hyppige sygemeldinger kan pege på et underliggende problem (fysisk, psykisk eller organisatorisk). Her bruger mange virksomheder samtalen som et forebyggende værktøj, inden fraværet udvikler sig til noget langvarigt.
3. Forebyggelse på baggrund af trivselssignaler
   Hvis der fx er konstateret ergonomiske udfordringer, højt arbejdspres eller stress‐symptomer i teamet, kan lederen indkalde til en tidlig dialog med det klare mål at forhindre kommende sygedage.

Sygefraværssamtale vs. disciplinærsamtale – sådan skelner du

Interne fraværspolitikker påvirker datoen for samtalen

• Nogle virksomheder har en fast fraværstrappe (fx samtale efter 3. kortvarige fravær på 6 måneder).
• Andre følger overenskomstbestemte retningslinjer eller §56‐aftaler (kroniske lidelser).
• I offentlige organisationer kan der være lokale MED‐aftaler, som stiller krav om tidligere – eller mere struktureret – indkaldelse end lovens fire uger.

Kort sagt bliver samtalen holdt, når fraværet begynder at påvirke dit job eller din arbejdsplads – men altid med etfastholdende, samarbejdende sigte.

Hvem deltager, og hvad taler I om?

En sygefraværssamtale er som udgangspunkt en samarbejdssamtale. For at få alle relevante perspektiver på banen, kan flere personer deltage – men kun dem, der reelt har en rolle i at hjælpe dig tilbage på arbejde.

Deltagere og deres roller

Hvad bliver der talt om?

Formålet er at afklare, hvad du konkret kan og ikke kan lige nu – ikke at få detaljer om din diagnose. Typiske temaer er:

1. Nuværende funktionsevne
   Hvilke arbejdsopgaver, bevægelser eller tidsintervaller kan du håndtere i øjeblikket?
2. Arbejdsopgaver og prioritering
   Skal visse opgaver udskydes, deles med kolleger eller fjernes midlertidigt?
3. Barrierer
   Hvad forhindrer dig i at arbejde fuldt? Det kan være fysiske smerter, træthed, transport eller digitale værktøjer.
4. Skånehensyn og justeringer
   Eksempler: ergonomisk udstyr, flere pauser, hjemmearbejde eller nedsat mødetid.
5. Realistisk tidsplan
   Hvornår forventer I næste skridt? Fastlæg milepæle og aftal dato for opfølgning.
6. Behov for støtte og inddragelse af eksterne parter
   Kan jobcenter, fysioterapeut eller sundhedsforsikring bidrage? Er en mulighedserklæring nødvendig?

Tip: Bed gerne om, at der bliver skrevet et kort referat med de vigtigste punkter, så alle parter efterfølgende har et fælles udgangspunkt.

Dine rettigheder og pligter

Selv om sygefraværssamtalen grundlæggende er et samarbejdsmøde, er der fastlagte rettigheder og pligter for både dig og din arbejdsgiver. Kender du dem på forhånd, står du stærkere til at skabe en god og tryg dialog.

Rettigheder, du kan læne dig op ad

• Ret til bisidder
  Du må altid tage en tillids- eller arbejdsmiljørepræsentant, en kollega eller en fagforeningskonsulent med til samtalen. Meld det blot forinden, så arbejdsgiveren ved, hvem der deltager.
• Ret til privatliv om din diagnose
  Du er ikke forpligtet til at oplyse, hvilken sygdom du har. Du behøver kun at beskrive funktionsbegrænsninger (hvad du kan og ikke kan aktuelt) samt eventuelle skånebehov.
• Ret til respektfuld behandling
  Samtalen skal foregå i en værdig tone uden pres, trusler eller utilbørlig mistanke om snyd. Krænkende kommentarer kan påtales gennem HR, TR eller din fagforening.
• Ret til databeskyttelse
  Oplysninger om dit helbred er følsomme persondata. De må kun gemmes og deles, hvis det er nødvendigt og proportionalt med formålet, og de skal opbevares sikkert.

Pligter, du forventes at leve op til

• Pligt til at medvirke konstruktivt
  Du skal møde op (eller deltage pr. telefon/Teams, hvis helbredet ikke muliggør fysisk fremmøde) og bidrage sagligt til at finde løsninger, fx gradvis tilbagevenden eller andre tilpasninger.
• Pligt til at give ærlige oplysninger
  Forklar ærligt, hvilke arbejdsopgaver eller situationer der udgør en barriere, så arbejdspladsen kan iværksætte de rette tiltag.

Værktøjer, der ofte bringes i spil

Alle aftaler bør skrives ned og underskrives af parterne. Dermed er der klarhed om hvem der gør hvad – og hvornår I følger op.

Sådan forbereder du dig

En god forberedelse giver dig både ro i maven og et stærkere udgangspunkt for en konstruktiv dialog. Følgende trin hjælper dig med at strukturere dine tanker inden mødet:

1. Udarbejd en funktionsbeskrivelse

Formålet er at sætte ord på, hvad du aktuelt kan og ikke kan – uden at afsløre diagnose. Brug fx skemaet herunder:

Fordele:

• Gør det nemt for lederen at forstå dine begrænsninger.
• Understøtter dialogen om realistiske arbejdsopgaver og skånehensyn.
• Kan fungere som bilag til et evt. referat eller fastholdelsesplan.

2. Saml relevant dokumentation

• Lægelig dokumentation (mulighedserklæring, speciallægeudtalelse, epikrise) – kun hvis det er nødvendigt og aftalt.
• Ergoterapeutiske/ fysioterapeutiske vurderinger om arbejdsstillinger, hjælpemidler eller belastninger.
• Notat om tidligere tiltag (fx tilpasninger, hjemmearbejde), der har hjulpet eller ikke hjulpet.

Medbring hellere for meget end for lidt – men husk, at du aldrig har pligt til at dele selve diagnosen.

3. Forbered forslag til skånehensyn

1. Tid – fx nedsat tid de første uger eller fleksible mødetider.
2. Sted – delvis hjemmearbejde eller roligt lokale uden forstyrrende støj.
3. Opgaver – midlertidig prioritering af mindre belastende eller mindre tidskritiske opgaver.
4. Hjælpemidler – hæve-/sænkebord, ergonomisk stol, skærmfilter, talestyring mv.
5. Pauser og restitution – korte, faste pauser i løbet af dagen.

Når du selv fremsætter idéer, signalerer du engagement og ansvar – og øger chancen for en aftale, der rent faktisk virker.

4. Formuler dine spørgsmål

Notér dem på forhånd, så du husker at få svar:

• Hvor hurtigt forventes jeg at vende helt eller delvist tilbage?
• Er der mulighed for gradvis optrapning – og i så fald hvordan?
• Kan vi aftale faste check-ins (fx hver 2. uge) for at justere aftalen?
• Hvilke tekniske eller ergonomiske hjælpemidler kan virksomheden stille til rådighed?
• Hvordan håndterer vi opgaveprioritering, hvis min kapacitet svinger?
• Bliver der skrevet et referat – og hvordan sikrer vi, at det afspejler det aftalte?

5. Aftal bisidder og praktiske detaljer

Overvej at invitere din tillids- eller arbejdsmiljørepræsentant – eller en kollega/familiemedlem – som bisidder. Meld det til din leder i god tid, så alle parter kan booke tid og lokale.

6. Giv dig selv ro dagen før

Print/ gem dine noter, tjek mødetid og placér alle relevante papirer ét sted. Sørg for hvile og fokus – du er eksperten i dine egne behov, og dit forarbejde lægger fundamentet for et respektfuldt, løsningsorienteret møde.

Mulige løsninger og aftaler

En sygefraværssamtale bør altid munde ud i konkrete og skriftlige aftaler, som både du og din arbejdsgiver kan støtte jer til. Nedenfor finder du de oftest anvendte løsninger – husk, at de kan kombineres og tilpasses din situation.

Typiske aftaletemaer

1. Gradvis tilbagevenden (delvis raskmelding)
   Hvordan: Du starter fx med 2-3 arbejdsdage om ugen eller kortere daglige arbejdstider og trapper op efter en fast plan.
   Hvornår bruges det: Ved fysiske skader, stress, udmattelse eller andre tilstande, hvor fuldtidsarbejde er for belastende til at begynde med.
2. Ændrede eller midlertidigt lettede opgaver
   Midlertidig fjernelse af tidskritiske eller særligt belastende opgaver, omfordeling til kolleger eller prioritering af projekter, der bedre matcher din aktuelle funktions­evne.
3. Fleksible mødetider og hjemmearbejde
   Mulighed for at arbejde på tidspunkter, hvor du har flest kræfter, eller at skifte transporttid ud med hjemmearbejde. Aftal faste dage/tidspunkter, så både teamet og du kan planlægge.
4. Hjælpemidler og ergonomi
   Hæve-sænkebord, særligt tastatur, headset, støjdæmpende skærmvægge, software til diktering osv. Husk, at Arbejdspladsbrugsanvisning (APV) og evt. tilskud fra jobcenter kan komme i spil.
5. Midlertidig omplacering
   Midlertidig placering i en anden afdeling eller på andre opgaver, som er mindre fysisk/psykisk belastende – med klart defineret udløbsdato eller evalueringsdato.
6. Trivselstiltag
   Eksempelvis mentorordning, fast frokostpause uden møder, adgang til stresscoach eller fysioterapeut, mulighed for powernap-rum eller ro-zoner.

Samarbejde med jobcenteret

Er du sygemeldt i mere end 4-8 uger, bliver kommunen som regel inddraget. Via jobcenteret kan I få:

• Mulighedserklæring: Udfyldes af dig, din arbejdsgiver og egen læge for at klarlægge, hvad du kan/ikke kan.
• Fastholdelsesplan: En detaljeret plan for, hvordan du fastholdes i jobbet; kan udløse løntilskud til arbejdsgiver.
• Virksomhedspraktik el. mentorstøtte: Hvis du har brug for en prøvetid med lavere krav, mens sygedagpenge udbetales.

Formaliteter: Sådan forankres aftalerne

Et klart referat beskytter begge parter, skaber fælles forventninger og gør det lettere at justere aftalerne, hvis din tilstand ændrer sig – til gavn for både dig, kollegerne og virksomheden.

Efter samtalen: opfølgning, justering og uenighed

En god sygefraværssamtale slutter først, når I har en klar plan for hvad der nu skal ske. Følg derfor op med struktur og gennemsigtighed:

Skriftlig opsummering

• Bed om – eller tilbyd selv – at udarbejde et referat, som ridser hovedpunkterne op: aftalte skånehensyn, deadlines, ansvarlige personer og dato for næste kontakt.
• Læs referatet igennem, før du underskriver. Har du rettelser, så påpeg dem skriftligt.
• Gem dokumentet i din egen mappe/mailboks; det kan blive relevant, hvis der senere opstår misforståelser.

Milepæle og faste check-ins

For at gøre planen håndterbar, kan I opstille konkrete milepæle. Det kan fx se sådan ud:

Hold kortere statusmøder (f.eks. hver 2. uge), hvor I tjekker af:

1. Om tidsplanen holder.
2. Om skånehensyn fungerer, eller skal tilpasses.
3. Om nye udfordringer kræver nye løsninger (hjælpemidler, opgaveændringer, hjemmearbejde osv.).

Løbende justering: Sådan gør du

• Giv hurtig besked, hvis helbredstilstanden ændrer sig markant. Jo tidligere justeringerne sker, desto mindre risiko for tilbagefald.
• Anvend en mulighedserklæring eller fastholdelsesplan, hvis det bliver nødvendigt at dokumentere funktionsbegrænsninger mere detaljeret.
• Sæt en slutdato på hver midlertidig aftale – ellers bliver “midlertidigt” let permanent uden fornyet dialog.

Hvis i bliver uenige

Skulle du opleve, at aftaler brydes, eller at du føler dig presset til at vende tilbage for tidligt, har du flere muligheder:

• Tag sagen op direkte med din leder og HR-afdelingen først – ofte kan misforståelser afklares her.
• Få din tillidsrepræsentant eller arbejdsmiljørepræsentant med til møderne som bisidder.
• Kontakt din fagforening for rådgivning om dine rettigheder og evt. juridisk hjælp.
• Ved fortsatte problemer kan du eskalere til:
  • Virksomhedens øverste HR/ledelse
  • Arbejdstilsynet (ved brud på arbejdsmiljøloven)
  • Kommunens jobcenter (hvis der er behov for en officiel fastholdelsesplan eller ressourceforløb)

Husk, at formålet altid er at bevare dit helbred og din tilknytning til arbejdet – ikke at bevise noget om sygdommen. Med klare aftaler, regelmæssig opfølgning og åben dialog kan både du og virksomheden komme sikkert i mål.