Hvad betyder et referencetjek i rekrutteringen?

Du har netop haft den perfekte kandidat til anden samtale. CV’et matcher, personligheden passer ind i teamet, og testresultaterne ser lovende ud. Alligevel sidder du tilbage med en lille nagende tvivl: Holder papirerne vand i praksis? Her træder referencetjekket ind på scenen - et af rekrutteringens mest undervurderede, men samtidig mest afslørende værktøjer.

I en tid hvor employer branding, kunstig intelligens og gamificerede assessments dominerer overskrifterne, kan et klassisk telefonopkald til en tidligere chef virke næsten gammeldags. Men netop denne samtale kan afsløre det, ingen test kan måle: Hvordan kandidaten agerer, når PowerPointen er lukket, og hverdagen melder sig.

Spørgsmålet er bare, hvordan man får mest muligt ud af referencetjekket uden at falde i de juridiske eller etiske faldgruber, der lurer lige under overfladen. I denne guide stiller vi skarpt på:

• Hvad et referencetjek egentlig er - og hvorfor det stadig er relevant i 2020’ernes talentjagt.
• En trin-for-trin metode til at udføre et struktureret, data-drevet og GDPR-compliant check.
• De klassiske fejl, der kan forvandle et værdifuldt indblik til en farlig blind vinkel.

Uanset om du er HR-specialist, rekrutteringskonsulent eller leder med fingeren på pulsen, får du her værktøjerne til at forvandle referencetjekket fra formalitet til strategisk game-changer. Læs med - og bliv klogere på, hvordan du sikrer det rette match inden kontrakten er underskrevet.

Hvad er et referencetjek – og hvorfor bruges det i rekrutteringen?

Et referencetjek er en systematisk, struktureret samtale - ofte telefonisk eller digitalt - med en eller flere personer, der har arbejdet tæt sammen med kandidaten. Formålet er at validere og nuancere de oplysninger, kandidaten selv har givet i cv, ansøgning, interview, cases og tests. Hvor interviewet primært afdækker kandidatens egen selvforståelse, sætter referencetjekket tredjeparts­perspektiv på centrale kompetencer og adfærd.

Hvem taler man med?

Typisk vælges tidligere eller nuværende:

• Ledere/chefer
• Kolleger eller direkte samarbejdspartnere
• Kunder, leverandører eller andre eksterne kontaktpunkter (fx bestyrelsesmedlemmer)

Hvad kan et referencetjek - Og hvad kan det ikke?

Hvornår i rekrutteringsprocessen?

1. Efter minimum ét interview - referencetjekket skal understøtte og validere, ikke erstatte grundlæggende selektion.
2. Ofte lige før endelig beslutning, fx blandt finalisterne, for at bevare momentum og minimere administration.
3. I nogle brancher (fx finans, offentlige topstillinger) gennemføres to runder: en tidlig screening for grovere uoverensstemmelser og en dybere runde til sidst.

Sådan supplerer referencetjekket andre vurderingsmetoder

• Interviews: Kandidaten fortæller - referencen bekræfter eller nuancerer.
• Cases/prøvedage: Viser her og nu-adfærd; referencen afslører konsistensen over tid.
• Personligheds- og færdighedstests: Måler potentiale og præferencer; referencen beskriver faktisk performance og kontekst.

Kort sagt fungerer referencetjekket som en realitetskontrol, der reducerer usikkerhed, afdækker røde flag og øger chancen for at matche både faglige krav og kultur i organisationen - men kun hvis det gennemføres struktureret, lovligt og kritisk.

Sådan gennemfører du et effektivt referencetjek (trin for trin)

Et referencetjek bør afvikles lige så systematisk som et interview. Følg disse otte trin for at øge kvaliteten, mindske bias og sikre juridisk compliance:

1. Forberedelse: Genbesøg jobprofilen og form dine hypoteser
   Hvorfor: Referencetjekket skal be- eller afkræfte konkrete antagelser fra CV-gennemgang, tests og interview.
   Sådan: Notér max 4-5 “kritiske succesfaktorer” (fx forandringsledelse, samarbejde, KPI-leverancer) og omdan dem til adfærdsbaserede spørgsmål:
   • “Kan du give et eksempel på, at kandidaten...
   • “Hvordan håndterede kandidaten...”
2. Indhent skriftligt samtykke fra kandidaten
   Tip: Brug en kort samtykkeerklæring, der beskriver formål, datatyper, opbevaringsperiode og kandidatens indsigt-/slette­ret (GDPR art. 6 & 7).
3. Udvælg og verificér relevante referencer
   Gå efter:
   • Seneste eller næstmest relevante leder
   • Tværfaglig kollega eller intern “kunde”
   • Kunde/klient, hvis rollen er eksternrettet
   Tjek referencepersonens titel på LinkedIn, stillingsskifte og relation til kandidaten, før du booker samtalen.
4. Planlæg samtalen: struktur & tidsstyring
   Redskaber: Standardiserede skemaer (Google Forms, HR-system) eller specialiserede reference-platforme (fx RefApp). Indsæt:
   • Indledning og tavshedspligt
   • 5-7 kernespørgsmål koblet til jobprofilen
   • Afsluttende “er der noget, vi mangler at spørge om?”
   Tidsforbrug: 15-20 min. - send gerne spørgsmålene på forhånd for bedre forberedelse.
5. Gennemfør den strukturerede, adfærdsbaserede samtale
   

   Eksempel­spørgsmål	Hvad lytter du efter?
   “Fortæl om en konkret situation, hvor kandidaten skulle motivere et modvilligt team.”	Beskrivelse af situation, handling, resultat (SAR); konsistens med kandidatens egen fortælling.
   “Hvordan reagerede kandidaten, når deadlines blev overskredet?”	Ansvarstagen, problemløsning, proaktiv kommunikation.

6. Triangulér udsagn
   Sammenhold referenceoplysninger med:
   • Interviewnoter
   • Case- eller testresultater
   • Evt. anden reference (min. to er best practice)
   Inkonsistenser er ikke automatisk “røde flag” - spørg ind til kontekst.
7. Dokumentér og fortolk
   Notér: Fakta, citater, stemningsmarkører og dine egne observationer hver for sig. Led efter mønstre: Gentagne styrker eller bekymringer på tværs af referencer. Røde flag-eksempler: Uoverensstemmelser om titel/ansvar, lav integritet, advarsler om samarbejde. Orange flag: Kontekstafhængige forhold (fx virksomhedskultur, lederstil) - vurder relevans i din organisation.
8. Afslutning & feedback til kandidaten
   Essentielt for kandidat­oplevelsen: Fortæl, når referencetjekket er gennemført, og hvornår de kan forvente næste skridt. Del ikke følsomme oplysninger fra referencen, men vær transparent om processen.

Huskeliste til slut:

• Gem noter sikkert - slet dem senest 6 mdr. efter ansættelse (eller efter intern politik).
• Undgå ledende spørgsmål og bekræftelsesbias: Brug samme spørgeguide til alle kandidater.
• Kombinér altid referencetjek med andre metoder - det er et supplement, ikke et endegyldigt facit.

Faldgruber, jura og best practices i dansk kontekst

• Bekræftelsesbias: Når du ubevidst leder efter information, der understøtter dit eksisterende indtryk af kandidaten.
  Sådan undgås det: Formuler neutrale, åbne spørgsmål på forhånd og stil dem i samme rækkefølge til alle referencer. Brug gerne to interviewere, der hver især tager noter og sammenholder svarene bagefter.
• Leading questions: Spørgsmål, der antyder et ønsket svar (f.eks. “Han var vel også ret selvkørende - ikke?”).
  Sådan undgås det: Hold dig til adfærdsbaserede spørgsmål (“Kan du give et konkret eksempel på en opgave, hvor kandidaten arbejdede selvstændigt?”).
• Halo- og horn-effekt: En enkelt meget positiv eller negativ oplysning farver hele vurderingen.
  Sådan undgås det: Triangulér svarene med andre data (interviews, tests, cases) og få mindst to uafhængige referencer.
• Relationel bias: En tidligere chef kan være ekstra positiv for at hjælpe kandidaten - eller det modsatte pga. en konflikt.
  Sådan undgås det: Bed kandidaten om referencer på både leder, kollega og evt. intern kunde/projektleder. Spørg ind til referencepersonens egen rolle og relationens varighed.

Juridiske & etiske rammer i danmark

• “Har kandidaten planer om at få børn snart?”
• “Hvilken fagforening er hun medlem af?”
• “Hvordan håndterer han sin diabetes på arbejdet?”

Best practices for fairness og transparens

1. Ligebehandling: Brug samme metode, spørgeramme og scoringsskema for alle kandidater til samme stilling.
2. Forbered kandidaten: Fortæl tidligt i processen, at du vil gennemføre referencetjek, hvorfor du gør det, og hvilke emner der dækkes.
3. Giv mulighed for indsigelse: Hvis en kandidat mener, en reference er uegnet (fx grundet konflikt), bør vedkommende kunne foreslå et alternativ.
4. Balanceret tolkning: Vægt referencetjek som én datapunkt blandt flere (interview, cases, tests). Store afvigelser undersøges nærmere frem for at diskvalificere automatisk.
5. Dokumentér beslutningen: Notér, hvordan referencen indgik i den endelige vurdering. Dette er nyttigt ved evt. klagesager (Ligebehandlingsnævnet, Datatilsynet).

Hvornår bør referencetjek fravælges eller suppleres?

• Fravælges: Når jobbet kan testes mere objektivt via case eller prøvedag (fx kodetest til softwareudvikler). Her kan referenceopkald være overflødigt eller minimalt.
• Suppleres: I roller med høj tillidsfaktor eller regulatorisk ansvar (økonomi, sundhed, sikkerhed) bør referencetjek kombineres med baggrundstjek, straffeattest og/eller kreditoplysninger, afhængigt af lovkrav.
• Udelades: Hvis kandidaten kommer direkte fra folkeskole/universitet uden erhvervserfaring; her kan anbefaling fra studievejleder eller projektpartner være mere relevant.

Ansvarlig kommunikation & compliance

Hold en professionel og neutral tone over for referencepersoner. Før samtalen:

1. Send en kort mail med formål, tidsforbrug (typisk 10-15 min.) og garanti for fortrolighed.
2. Oplys, at samtalen optages eller der tages skriftlige noter, som kan blive delt med kandidaten efter anmodning.
3. Undgå at videregive fortrolige oplysninger om kandidaten, som denne ikke allerede har godkendt.

Efter samtalen:

• Følg op med tak og informer om næste skridt.
• Gem noterne sikkert; brug adgangskode eller kryptering i HR-systemet.
• Slet optagelser eller rånoter, når de er overført til den endelige vurdering.

Ved konsekvent at følge disse retningslinjer mindsker du både juridiske risici ogfår mere valide data til at træffe en retfærdig ansættelsesbeslutning.