Hvorfor skal det egentlig noteres, når en sagsbehandler tager telefonen, eller når et vigtigt input falder under et møde? Bag kulisserne i den offentlige sektor udspiller der sig et uundværligt – men ofte usynligt – arbejde, hvor selv den mindste oplysning kan få stor betydning for borgernes rettigheder. Her spiller notatpligten efter offentlighedsloven hovedrollen.
Notatpligten er på én gang både en sikkerhedsventil og et vindue ind i forvaltningens maskinrum: Den sikrer, at væsentlige oplysninger ikke går tabt, og den gør det muligt for offentligheden at kigge ind og efterprøve beslutningsgrundlaget. Uden præcise notater vil dokumentationen smuldre, aktindsigten blive hul, og borgernes retssikkerhed stå på usikker grund.
I denne artikel folder vi notatpligten ud: Hvad kræver loven, hvem er omfattet, og hvilke konsekvenser kan det få, når notaterne mangler? Undervejs får du konkrete eksempler og en praktisk tjekliste, så du kan forstå – og måske selv efterleve – en af de vigtigste garantier for åbenhed i det danske demokrati.
Hvad er notatpligten efter offentlighedsloven?
Offentlighedsloven pålægger alle offentlige myndigheder en notatpligt. Kort fortalt betyder den, at når en myndighed under behandlingen af en sag modtager mundtlige eller andre ikke-skriftligt dokumenterede oplysninger, som har væsentlig betydning for afgørelsen, skal oplysningerne nedfældes i et notat og arkiveres på sagen.
Formålet – Tre nøgleord
- Dokumentation: Et skriftligt spor sikrer, at sagsforløbet kan genskabes – også år senere.
- Åbenhed: Notaterne indgår i sagsakten, så borgere, presse og tilsynsorganer kan få aktindsigt.
- Retssikkerhed: Fuld og korrekt sagsoplysning forebygger vilkårlige afgørelser og gør det muligt at kontrollere myndighedens arbejde.
Hvor står kravet?
| Regel | Bestemmelse | Hvad siger den? |
|---|---|---|
| Offentlighedsloven | § 13 | Myndigheder skal udarbejde notat om væsentlige faktiske oplysninger, der ikke i forvejen findes på skrift. |
| Forvaltningsloven | § 6 | Supplerer notatpligten med krav om at notere væsentlige mundtlige oplysninger i afgørelsessager. |
| Offentlighedsloven | § 15 (journaliseringspligten) | Sikrer, at både dokumenter og notater registreres, så de kan findes frem ved aktindsigt. |
Notatpligt vs. Journaliseringspligt
De to pligter hænger uløseligt sammen, men har hvert sit fokus:
- Notatpligten skaber informationen – den “producerer” et dokument, hvor der ellers ikke var ét.
- Journaliseringspligten sørger for, at dokumentet bliver registreret og arkiveret korrekt.
Hvorfor er notatpligten så vigtig?
Uden et notat vil centrale oplysninger kunne gå tabt, og grundlaget for både intern kontrol, offentlighedens indsigt og en eventuel domstolsprøvelse forsvinder. Notatpligten er derfor et kerneelement i den danske forvaltningskultur, hvor:
- myndighedens vurderinger kan efterprøves,
- sager kan genoptages på et fuldt oplyst grundlag, og
- borgernes tillid til forvaltningen styrkes gennem gennemsigtighed.
Med andre ord: Notatet er rygraden i det administrative spor – uden det bliver åbenhed og retssikkerhed kun fine hensigtserklæringer.
Hvad skal noteres – og hvornår?
Notatpligten udløses i det øjeblik en sagsbehandler modtager eller selv frembringer faktiske oplysninger, der kan få væsentlig betydning for afgørelsen af en konkret sag – navnlig når oplysningerne ikke allerede findes på skrift. Det klassiske eksempel er telefonopkaldet, hvor borgeren fremlægger nye fakta, men pligten gælder lige så fuldt ved interne møder, feltbesøg, samtaler ”i døråbningen” eller andre situationer uden skriftligt spor.
Hvilke oplysninger skal nedfældes?
- Oplysninger om hvad der er blevet sagt eller observeret – ikke blot konklusioner, men de faktiske detaljer.
- Hvem der gav/oplyste informationen (navn, rolle eller funktion).
- Hvornår og hvor oplysningerne blev modtaget (dato, tidspunkt, sted/kanal).
- Hvordan de blev modtaget (telefon, mundtlig henvendelse i skranke, besigtigelse m.v.).
- Evt. kort sagsmæssig relevans eller henvisning til lovgrundlag, hvis det letter den senere forståelse.
Krav til timingen
Notatet skal udarbejdes snarest muligt – i praksis samme dag eller hurtigst derefter. Jo længere tid der går, desto større risiko for fejl og manglende dokumentation ved aktindsigt eller klagesager.
Praktiske eksempler
| Situation | Hvad notatet bør indeholde | Særlige fokuspunkter |
|---|---|---|
| Telefonnotat | Dato/tidspunkt for opkaldet, navnet på borgeren, de faktiske oplysninger (fx nye dokumenter sendt, ændrede indkomstoplysninger), evt. aftaler om næste skridt. | Angiv både den talende part og den lyttende sagsbehandler; gerne direkte citater for at undgå tvivl. |
| Mødenotat (internt/eksternt) | Deltagerliste, dagsorden/punkter, faktuelle udsagn eller tal, bilag der omdeles mundtligt, beslutninger eller uenigheder. | Fokusér på de dele, der kan påvirke sagens afgørelse – ikke hele diskussionen, medmindre den er afgørende. |
| Observation i felten | Sted, dato, hvad der præcist blev set, målt eller konstateret (fx miljøtilsynets målinger), teknik eller metode, tilstedeværende personer. | Ved fotografering: henvis til billednumre eller placér billeder i journalen og krydsreference til notatet. |
Bagatelgrænsen – Hvad kan undlades?
Små, udenvæsentlige detaljer (de minimis) kan undlades, så længe de ikke kan få betydning for sagen. Eksempelvis uformel smalltalk eller gentagelser af allerede journaliserede fakta. Er man i tvivl, er hovedreglen: hellere notere en gang for meget end en gang for lidt.
Hurtig huskeformel
- Lyt – er det nyt og potentielt afgørende?
- Skriv – hvad, hvem, hvornår, hvordan.
- Læg på sagen – journalisér notatet straks.
Derved sikres både den nødvendige dokumentation for efterfølgende aktindsigt og et solidt beslutningsgrundlag for myndigheden selv.
Hvem er omfattet, og hvilke undtagelser findes?
Notatpligten i offentlighedslovens § 13 gælder bredt for offentlige myndigheder og visse organer, der løser offentlige opgaver:
- Statslige myndigheder – ministerier, styrelser, direktorater m.v.
- Regioner og kommuner – både de politiske niveauer (byråd/regionsråd) og den underliggende forvaltning.
- Særlige offentlige organer – uafhængige råd, nævn og klageinstanser oprettet ved lov.
- Selvejende institutioner, fonde og selskaber, når de
- er 100 % offentligt ejede, eller
- udfører en egentlig forvaltningsmyndighed (f.eks. afgørelser om ydelser), eller
- er undergivet instruktionsbeføjelser fra en offentlig myndighed.
Private virksomheder, lobbyorganisationer m.v. er altså kun omfattet, hvis de reelt udøver offentlig forvaltning på kontrakt eller delegationsbasis.
Bagatelgrænse og undtagelser
| Regel | Hvad betyder det i praksis? |
|---|---|
| Bagatelgrænsen | Oplysninger af ubetydelig eller selvfølgelig karakter (fx datoen for et rutinemøde) behøver ikke noteres. |
| Interne arbejdsdokumenter | Udkast, idéoplæg og rene interne drøftelser skal som udgangspunkt ikke noteres, medmindre de indeholder nye faktiske oplysninger af væsentlig betydning for sagen. |
| Eksterne udkast | Deler man et udkast med eksterne parter (fx høring), mister det sin interne karakter – væsentlige fakta skal derfor noteres. |
Husk: Undtagelserne fritager kun for journalisering/indsigt – ikke nødvendigvis for selve notatpligten, hvis oplysningerne er centrale for afgørelsen.
Tavshedspligt, personoplysninger og samspil med gdpr
- Personfølsomme data (sundhed, straf, CPR m.v.)
– Skal noteres, hvis de er væsentlige, men markeres og behandles efter databeskyttelsesforordningen (GDPR) og offentlighedslovens undtagelsesbestemmelser (§ 33). - Tavshedspligtige oplysninger (fx statshemmeligheder, forretningshemmeligheder)
– Notér fakta, men angiv, at oplysningerne er omfattet af tavshedspligt; de kan lovligt undtages fra aktindsigt. - Adgang for den registrerede
– Registrerede har ret til indsigt efter GDPR, medmindre særlige undtagelser i databeskyttelsesloven gør sig gældende.
God praksis er at:
- Notere alle væsentlige fakta – også dem, der senere kan blive undtaget fra offentlighed.
- Skille dokumentation (notatet) fra spørgsmålet om udlevering; det er to adskilte vurderinger.
- Anvende passende adgangsbegrænsning og rettighedsstyring i journal- eller ESDH-systemet.
Dermed sikres både offentlighedslovens formål om transparens og overholdelsen af persondata- og tavshedspligtsreglerne.
Betydning i praksis: aktindsigt, kontrol og konsekvenser
Notatpligten er ikke en skrivebordsøvelse, men den praktiske nøgle til åbenhed i den offentlige forvaltning. Når alle væsentlige mundtlige eller ikke-skriftlige oplysninger straks føres til journal, får sagen et sammenhængende spor, der gør det muligt at
- behandle sagen korrekt internt – den næste sagsbehandler kan se hele beslutningsgrundlaget
- give borgeren eller pressen aktindsigt – uden at vigtige dele af historien mangler
- dokumentere beslutninger over for tilsyns- og klageorganer – fx Folketingets Ombudsmand og Ankestyrelsen
Sagssporet i brug
Når en journalist beder om aktindsigt, eller en borgers advokat vil se sagens akter, er myndigheden forpligtet til at udlevere alle dokumenter – også de notater, der er oprettet som følge af notatpligten. Uden et fyldestgørende notat kan myndigheden hverken bevise, at
- oplysningen rent faktisk blev modtaget
- oplysningen indgik i vurderingen
- afgørelsen hviler på et korrekt grundlag
Konsekvenser ved manglende notater
| Konsekvens | Forklaring | Eksempel |
|---|---|---|
| Kritik fra Ombudsmanden | Kan udtale alvorlig kritik og pålægge myndigheden at forbedre sine procedurer. | Kommunal sagsbehandling i børnesager uden telefonnotater → Ombudsmandens kritik for manglende dokumentation. |
| Genoptagelse af sag | Borgeren kan kræve, at afgørelsen bliver taget op igen, fordi grundlaget er uklart eller mangelfuldt. | Afslag på byggetilladelse omgjort, da centrale mundtlige oplysninger ikke var noteret. |
| Svækket bevisværdi i retssager | Myndigheden kan ikke dokumentere, hvad der blev sagt eller aftalt. | Domstolen lægger borgerens version til grund, da der ikke foreligger mødenotat. |
| Personligt ansvar/disciplinær reaktion | Ved grov eller gentagen forsømmelse kan der rejses tjenstlig sag. | Ansat fik advarsel for systematisk undladelse af journalisering/notat. |
Anbefalinger til god forvaltningspraksis
Den sikreste måde at undgå problemer er at indarbejde notatpligten i de daglige rutiner:
- Lav standard-skabeloner til telefon- og mødenotater.
- Sørg for automatisk journalisering via støttesystemer, hvor det er muligt.
- Følg “straks-princippet”: skriv notatet samme dag, mens hukommelsen er frisk.
- Husk, at følsomme eller fortrolige oplysninger også skal noteres – de kan blot undtages fra udlevering.
- Giv medarbejdere løbende træning i notatpligt, aktindsigt og persondata.
Tjekliste: Do’s & don’ts
- DO: Skriv hvad der blev oplyst, af hvem, hvornår og hvordan.
- DO: Gem notatet i journalsystemet – ikke i en personlig mappe.
- DO: Notér også modtagne bilag eller e-mails, hvis de ikke automatisk journaliseres.
- DON’T: Vent til næste uge – notatet mister præcision.
- DON’T: Udelad oplysninger, fordi de er “følsomme”. Notér dem og marker evt. undtagelse fra udlevering.
- DON’T: Lav private kladde-notater, der ikke indgår i sagen. Brug de officielle kanaler.
Et kort, præcist notat kan være forskellen på en robust afgørelse og en sag, der ender i kritik, genoptagelse og tab af tillid. Derfor er notatpligten en hjørnesten i både transparens og retssikkerhed.
